Poslovna predstavitev je neposredno komuniciranje z večjim številom udeležencev in udeleženk oziroma z ožjim ali širšim občinstvom. Vključuje tako govorjenje oziroma ustno komuniciranje kot tudi različne vidike neverbalne komunikacije.
Predstavitve so lahko samo informativne. Njihov namen je občinstvo seznaniti z novimi spoznanji in znanjem, novimi proizvodi, navodili itd. Namenjene so lahko tudi dokazovanju, spodbujanju, vplivanju in prepričevanju občinstva. Tako lahko govorimo o informativnem govoru, podajanju nekega strokovnega poročila oziroma referatu, dokazovalnem govoru, prepričevalnem govoru itd. Glede na trajanje so predstavitve lahko kratka poročila (referati), ki trajajo od 10 do 15 minut, in daljša poročila, predavanja, nastopi, ki trajajo od 25 do 45 minut.
Dobra predstavitev zahteva natančno načrtovanje vsebine in temeljite priprave (Možina in drugi, 2004). Ni dobro, če se zanašamo na improvizacijo in nastopanje po občutku. Po mnenju izkušenih govorcev je razmerje med predstavitvijo in zanjo porabljenim časom 1 : 10, lahko tudi celo 1 : 20. Za izvajanje predstavitve so pomembne tudi veščine nastopanja: znanje govorništva ali retorike in obvladovanje neverbalne komunikacije. Teh veščin se je mogoče naučiti; veliko pripomorejo tudi izkušnje z nastopanjem. Predstavitev lahko primerjamo s predstavo. Pomembno je, kaj povemo, torej vsebina predstavitve, toda nič manj pomembno ni, kako to storimo.
Načrtovanje vsebine in poteka predstavitve vključuje:
- Opredelitev ciljev: kaj želimo s predstavitvijo doseči, želimo samo informirati, mogoče tudi prepričati, nekaj dokazati, spodbuditi k čemu itd. Odgovoriti si moramo torej na vprašanje, zakaj sploh imamo predstavitev.
- Načrtovanje in oblikovanje strukture predstavitve, ki vključuje določanje vsebine, poteka in časa predstavitve. Odgovoriti si moramo na vprašanja, kaj bo tema predstavitve, kako in kdaj bo potekala ter koliko časa bo trajala:
- Pri določanju vsebine moramo načrtovati, kaj bomo povedali v uvodnem delu (s čim bomo npr. pritegnili pozornost občinstva, kako se bomo osebno predstavili itd.), kaj bo naša osrednja tema (jedro) in kako bomo zaključili (npr. povzeli bistvo, pozvali občinstvo k neki dejavnosti, ukrepom itd.). Pripravimo si torej dispozicijo oziroma kompozicijo predstavitve.
- Premisliti moramo, kako bomo pridobili, pa tudi ohranjali pozornost in naklonjenost občinstva (t. i. vabe in spodbude).
- Pri pripravi vsebine je dobro, da predvidimo tudi uporabo vizualnih pripomočkov; z njimi nam bo prepričevanje najbrž uspelo bolje kot brez njih.
- Poznavanje občinstva, tj. komu je predstavitev namenjena. Priskrbeti si je treba nekaj podatkov, informacij o udeležencih in udeleženkah: npr. o njihovih poklicih in delovnih mestih, izobrazbi, starosti, njihovih interesih, kaj o zadevi že vedo itd.
Vsebino predstavitve prilagodimo občinstvu. Poudarimo, da vsaka predstavitev vsebuje tri glavne sestavne dele: uvod, osrednji del ali »jedro« in zaključek. Vsak od teh treh delov se lahko še nadalje deli. Uvod npr. lahko sestavljajo naslednji deli: pridobivanje naklonjenosti občinstva, ustvarjanje zanimanja in seznanjanje z vsebino. Naklonjenost občinstva lahko pridobimo s primernim in spodobnim naslavljanjem, s kratko predstavitvijo sebe, z izrazi spoštovanja do poslušalcev in poslušalk. Zanimanje občinstva poskušamo ustvariti z omenjanjem povoda, okoliščin, razlogov in ciljev predstavitve. Uvodna kratka seznanitev z vsebino pripomore h kasnejšemu boljšemu spremljanju osrednjega dela.
Začetno zanimanje občinstva je mogoče pritegniti tudi z zastavitvijo kakšnega izzivalnega vprašanja, prikazom kakega presenetljivega statističnega podatka, trkanjem na čustva občinstva s pripovedovanjem osebne izkušnje, povezane z na predstavitvi obravnavano zadevo itd.
Najbolje je, da ima konec tri dele. Najprej povzamemo to, kar smo govorili v osrednjem delu, nato še enkrat poudarimo cilj govora in povabimo k sprejemanju naših misli ter spodbudimo k morebitni akciji, za konec pa je primerna kakšna učinkovita poved.
Za izvedbo predstavitve je torej zelo pomembno načrtovanje vsebine in poprejšnje temeljite priprave, pri samem izvajanju pa tudi veščine nastopanja. Na kaj moramo paziti pri izvedbi? Poglejmo nekaj priporočil.
Predstavitev ni prebiranje gradiva; pomagati pa si je mogoče z opomniki, opornimi točkami, beležkami, ki vodijo govorca skozi predstavitev. Pomagajo mu, da ohranja »rdečo nit«, da se ne izgublja preveč v postranskih, manj pomembnih informacijah itd. Ni torej treba, da se naučimo dobesedno na pamet celotno besedilo predstavitve; mogoče si dobesedno zapomnimo le nekaj uvodnih in sklepnih povedi. Te si udeleženci tudi najbolj zapomnijo. Besedila se naučimo le toliko, da ga bomo dobro govorili s pomočjo beležk.
Predstavitev je tudi nebesedno komuniciranje, zato so pomembni način govorjenja, kretnje in gibanje v prostoru, osebna urejenost, videz itd. Občinstvo namreč dojema govorca kot celoto; vtisa ne naredijo samo besede, temveč celoten videz in vedenje govorca. Paziti je treba na zmerno uporabo kretenj. Dobro se je izogniti kretnjam, kot so npr. dvignjen prst, stisnjena pest, prekrižane roke pred prsmi itd.
Paziti je treba na enostavnost izražanja. To vključuje tudi dolžino in zgradbo povedi: te naj bodo raje krajše in enostavčne, čeprav tudi same kratke, enostavčne povedi delujejo dolgočasno, zato govor ustrezno popestrimo tudi z daljšimi, večstavčnimi.
Strokovne izraze in tujke je treba pojasniti. Kratko jih pojasnimo ob vsaki uporabi v govoru, sicer pa upoštevamo tudi strukturo občinstva: seveda tujk ne bomo pojasnjevali, če so udeleženci in udeleženke predstavitve strokovnjaki s tega področja.
Z govorjenjem ne hitimo, kot bi nas kdo preganjal. Hitra govorica utruja občinstvo, je manj razumljiva, slabše si zapomnimo vsebino. Dobro je počasnejše govorjenje s primerno dolgimi presledki v govoru in s primernimi poudarki. Vendar govorjenje tudi ne sme biti prepočasno. Priporočajo kakih sto izgovorjenih besed v minuti.
Uporaba vizualnih pripomočkov (projekcij, optičnih in elektronskih prosojnic) mora biti premišljena. Vsak prikaz je treba napovedati, kajti občinstvo potrebuje nekaj časa za prehod s slušnega na vidno sprejemanje. Ne trudimo se na prosojnice spraviti tisto, kar lahko povemo. Skrajno neprimerna je obilica teksta na prosojnicah in potem branje z njih.
Če predstavitev poteka pred veliko skupino ljudi, je bolje, če govorec stoji, lahko se tudi giblje med občinstvom; če gre za manjšo skupino, lahko tudi sedi. Pomembno je, da pazi na svojo držo, se ne skriva za govorniški pult ali se naslanja nanj. Pomemben je tudi očesni stik s poslušalci in poslušalkami. Spremljati je treba tudi nebesedna sporočila občinstva in se primerno odzvati nanje.
Govorec mora nadzorovati časovni potek: predstavitev mora biti končana v napovedanem času, raje kako minuto prej, kot da se zavleče. Časovni potek je najbolje nadzorovati s pomočjo stenske ure; če je ni, snamemo zapestno uro in jo položimo na mesto, kjer bomo lahko neopazno pogledali nanjo med predstavitvijo.
Na koncu poudarimo še enkrat: vsaka dobra predstavitev zahteva veliko časa in znanja. Nanjo se je treba temeljito pripraviti in pred izvedbo tudi vaditi. Najbolje je, če vadimo glasno; vaje naj bodo čim bolj podobne pravemu nastopu, vključno s kretnjami, gibanjem v prostoru, uporabo vizualnih pripomočkov itd. Predvsem moramo vedeti, da druge lahko prepričamo samo v tisto, v kar tudi sami verjamemo; pojasnimo in razložimo samo tisto, kar je nam samim popolnoma jasno; dokažemo lahko samo tisto, kar je resnično; jedrnato in prepričljivo se lahko izražamo samo, če je naše znanje široko itd.
Omenimo še to, da razlikujemo dva temeljna sloga (stila) predstavitev. Lahko se odločimo, da se bomo med predstavitvijo ves čas obračali na občinstvo in poskušali doseči njegovo sodelovanje. V tem primeru govorimo o interaktivnem slogu predstavitve.
Če se med predstavitvijo ne obračamo na občinstvo z vprašanji in pobudami ter priložnost za vprašanja damo samo na koncu, je to didaktični slog predstavitve.
Vir: Počkar, M. (2008): POSLOVNO KOMUNICIRANJE [Elektronski vir, način dostopa (URL): http://www.zavod-irc.si/docs/Skriti_dokumenti/Poslovno_komuniciranje-Pockar.pdf.], Ljubljana: Zavod IRC, str. 62–65.
Škrlj Počkaj, S.: Poslovna predstavitev (izročki, interno gradivo).
e-Prosojnice
Pri predstavitvi si pomagajte z e-prosojnicami. Prosojnica mora vsebovati naslov, avtorja/e, mentorja/e, vsebino, na koncu tudi vse uporabljene vire (glej navodila za navajanje virov). Pri vsebinskem delu naj bodo le ključne besede, ne pa celi stavki. Sike naj ponazarjajo vsebino. Pisava naj bo brez serifov (podstavkov). Bodite izvirni.
10 nasvetov za uspešno PowerPoint predstavitev. (2. 2. 2013). Računalniške novice. Dostopno na: https://www.racunalniske-novice.com/novice/piano/10-nasvetov-za-uspesno-pripravo-powerpoint-predstavitev.html (21. 6. 2019)
Kriteriji ocenjevanja nastopa oziroma prestavitve
odlično (5)
Samostojno in tekoče razlaga, govori jasno, logično, slovnično pravilno, točno izgovarja strokovne izraze, le neopazno si pomaga z opornimi točkami. Celoten nastop je zanimiv, ves čas obdrži pozornost občinstva, zelo dobro obvlada javno nastopanje. Ustrezno kombinira razlago in predstavitev na e-prosojnicah. Nastop je znotraj časovnega okvira. E-prosojnice vsebujejo le ključne besede in primerne slike. Viri so pravilno navedeni.
prav dobro (4)
Delno razlaga, vendar je pri razlagi odvisen od besedila, precej bere. Vsebino kljub temu predstavi samostojno. Govori jasno, slovnično pravilno, točno izgovarja strokovne izraze. Celoten nastop je še zanimiv, obrača se k občinstvu, obvlada osnovne elemente javnega nastopanja. Nastop je znotraj časovnega okvira. E-prosojnice vsebujejo primerne slike in ključne besede, vendar izbor ni dobro premišljen. Viri so navedeni nekoliko pomanjkljivo.
dobro (3)
Pretežno bere, samostojne razlage je malo, občasno se zmede, potrebuje pomoč učitelja pri predstavljanju vsebine, slabo se znajde v lastnem gradivu ali na prosojnici, veliko se moti. Nastop je monoton, občinstvo izgubi interes. Posveča se samo branju, ne kombinira ustrezno govora in pripravljenih prosojnic. Na prosojnicah manjkajo nekatere ključne ideje, navedeni so nepomembni podatki ali pojmi. Slikovnega gradiva je malo in je manj primerno. Pomanjkljivo navedeni avtorstvo in viri. Nastop je prekratek ali predolg.
zadostno (2)
Predstavitev ni tekoča, dijak bere s plakata, ni ustrezne prepričljivosti in nazornosti, informacije niso predstavljene v celoti. Strokovnih izrazov ne zna izgovarjati, narobe razloži pomembne pojme. Nastop ni primeren, sploh ni prepričljiv, nima stika z občinstvom. E-prosojnic nima ali jih ne uporablja kot pripomoček. Nastop je prekratek ali predolg.
nezadostno (1)
Dijak ne opravi govornega nastopa do dogovorjenega datuma, nima izdelanih e-prosojnic, govorni nastop ne ustreza zgoraj omenjenim zahtevam in je brez sporočilne vrednosti.
Vir: Vesel, J. (2003). Opisni kriteriji pri ocenjevanju referatov. V Kompare, A. (ured.) Zbirka nalog in primerov načrtovanja iz psihologije. Kako poučevati, preverjati in ocenjevati nekoliko drugače. Ljubljana: Zavod republike Slovenije za šolstvo.
Ocenjevalni obrazec nastopa oziroma (poslovne) predstavitve
Seznam dijakov 3. R/IB oddelka in naslovov (poslovnih) predstavitev 2021/22
(Število obiskov: 1.012)
